Question 1

Wo liegen meine Daten?

Accepted Answer

In der EU: App und Datenbank laufen bei Hetzner in Deutschland, die täglichen Sicherungen liegen verschlüsselt in Helsinki, Finnland. Alle beteiligten Dienstleister mit Zweck und Ort zeigt die App auf der Seite Datenschutz.

Question 2

Wer ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO?

Accepted Answer

Ihr Workspace ist Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kandidaten und Kontakte, recruitrm verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie vor Vertragsbeginn.

Question 3

Wie hole ich eine Einwilligung ein?

Accepted Answer

Am Kandidaten erstellen Sie einen Link für Einwilligung, Pool-Erlaubnis oder Freigabe für ein Unternehmen und schicken ihn mit dem vorbereiteten Mailtext. Der Kandidat stimmt mit einem Klick zu; den Nachweis laden Sie als PDF herunter.

Question 4

Was passiert bei einem Widerruf?

Accepted Answer

Bei der Einwilligung setzt recruitrm den Kandidaten auf „Nicht ansprechen“ und legt eine Aufgabe zur Löschung an. Bei einer Freigabe entsteht eine Aufgabe, das Unternehmen um Löschung der Unterlagen zu bitten.

Question 5

Wie lange bleiben Kandidaten ohne Einwilligung gespeichert?

Accepted Answer

Standardmäßig 30 Tage nach der Erstansprache, die Frist stellen Sie selbst ein. Mit Pool-Erlaubnis bleiben sie bis zu deren Ende, platzierte Kandidaten werden nie automatisch gelöscht.

Question 6

Kann ich eine Löschung aufhalten, etwa bei einem Rechtsstreit?

Accepted Answer

Ja. Inhaber und Admins setzen eine Löschsperre mit Grund. Solange eine Garantie läuft oder nach einer Absage die AGG-Frist von 6 Monaten gilt, schiebt recruitrm die Löschung ohnehin auf.

Question 7

Welche Nachweise bleiben nach dem Löschen?

Accepted Answer

Ein Archiv behält Einwilligung und Datenschutzinfo ohne Namen sowie Vorstellungen beim Kunden 3 Jahre und Abschlüsse 6 Jahre. Die Nachweise lassen sich nicht ändern, und archivierte Personen tauchen in Suche, Listen und Mails nicht mehr auf.

Question 8

Wie beantworte ich eine Auskunftsanfrage?

Accepted Answer

Am Kandidaten klicken Sie bei „DSGVO-Auskunft“ auf „ZIP erstellen“. Die Datei enthält alle gespeicherten Daten als PDF, maschinenlesbar als JSON und alle Dokumente.

Question 9

Erinnert recruitrm an die Datenschutzinfo nach Art. 14?

Accepted Answer

Ja. Ab Tag 21 nach der Erstansprache steht der Kandidat in der Tagesliste. Schicken Sie die Vorlage „Datenschutzinfo (Art. 14 DSGVO)“, trägt recruitrm das Datum selbst ein.

DSGVO als Teil der Arbeit, nicht als Zusatzaufgabe

Keine Vorstellung ohne Erlaubnis

Rechtzeitig erinnert, sauber gelöscht

Getrennt, geschützt, nachvollziehbar

Häufige Fragen zu Datenschutz und Sicherheit

Weitere Funktionen

Sehen Sie recruitrm mit Ihren eigenen Abläufen